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メールがすぐたまってしまう人に、私が続けている整理方法を紹介します。やることはひとつだけで、読み終わったメールをアーカイブに入れることです。

Contents
  1. アーカイブとは
  2. アーカイブのメリット
  3. Gmailでアーカイブしたメールの探し方
  4. 私が使っているメールアプリ
  5. まとめ

アーカイブとは

メールを受信トレイから外して、保管しておく機能です。削除ではありません。Gmailのほか、iCloudメールやOutlookにも同じような機能があり、私はどれでも同じ使い方をしています。

アーカイブのメリット

受信トレイをToDoのように使える

返信が必要なメールだけを受信トレイに残し、対応が終わったらアーカイブに入れます。受信トレイにあるものが、やることの一覧になります。

あとから読み返せる

Gmailでは、ゴミ箱に入れたメールは30日たつと自動で削除されます。アーカイブなら、自動で消えることはありません。

Gmailでアーカイブしたメールの探し方

  • パソコンでは、左のメニューの「その他」から「すべてのメール」を開く
  • 検索欄に in:archive と入れて探す

※画面の表記は変わることがあります。

私が使っているメールアプリ

私はSparkを使って整理しています。ショートカットで素早くアーカイブできるので、メールが多い日でも楽です。詳しくはSparkのレビューをご覧ください。

返信が必要なメールがタスクになるなら、TickTickのようなタスク管理アプリに移すのも便利です。

Googleの保存容量が足りなくなったときは、Googleの保存容量がいっぱいの時の対処法をご覧ください。

まとめ

  • 読み終わったメールはアーカイブに入れる
  • 受信トレイには、対応が必要なメールだけを残す
  • 必要になったら「すべてのメール」や検索で探す

独自ドメインのメールも使いたい人は、Google Workspaceのメリット・デメリットもご覧ください。